Практическая работа «сортировка и фильтрация данных в excel»

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

Как сделать расширенный фильтр в Excel?

Расширенный фильтр позволяет фильтровать данные по неограниченному набору условий. С помощью инструмента пользователь может:

  1. задать более двух критериев отбора;
  2. скопировать результат фильтрации на другой лист;
  3. задать условие любой сложности с помощью формул;
  4. извлечь уникальные значения.

Алгоритм применения расширенного фильтра прост:

  1. Делаем таблицу с исходными данными либо открываем имеющуюся. Например, так:
  2. Создаем таблицу условий. Особенности: строка заголовков полностью совпадает с «шапкой» фильтруемой таблицы. Чтобы избежать ошибок, копируем строку заголовков в исходной таблице и вставляем на этот же лист (сбоку, сверху, снизу) или на другой лист. Вносим в таблицу условий критерии отбора.
  3. Переходим на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр» — «Дополнительно». Если отфильтрованная информация должна отобразиться на другом листе (НЕ там, где находится исходная таблица), то запускать расширенный фильтр нужно с другого листа.

Верхняя таблица – результат фильтрации. Нижняя табличка с условиями дана для наглядности рядом.

Сортировать несколько столбцов данных в Excel

</span></h2>

Помимо выполнения быстрой сортировки на основе одного столбца данных, пользовательская функция сортировки Excel позволяет сортировать по нескольким столбцам путем определения нескольких

ключей сортировки

. При сортировке по нескольким столбцам ключи сортировки определяются путем выбора заголовков столбцов в

диалоговом окне

«Сортировка » .

Как и в случае быстрой сортировки, ключи сортировки определяются путем идентификации заголовков столбцов или имен полей в таблице, содержащей ключ сортировки.

Пример сортировки по нескольким столбцам

</span></h3>

В приведенном ниже примере данные в диапазоне от A2 до E12 сортируются по двум столбцам данных. Данные сначала сортируются по имени, а затем по возрасту.

491687cf39be2a96903af32714088499.jpg

Чтобы отсортировать несколько столбцов данных:

  1. Выделите диапазон ячеек для сортировки. В этом примере выбраны ячейки с A2 по E12.

  2. Выберите

    Дом

    </strong>

    .

  3. Выберите

    Sort & Filter,

    </strong>

    чтобы открыть раскрывающийся список.

  4. Выберите

    Custom Sort,

    </strong>

    чтобы открыть диалоговое окно Sort.

  5. Поставьте галочку напротив пункта

    Мои данные с заголовками

    </strong>

    .

  6. Под заголовком столбца выберите «

    Сортировать по

    </strong>

    стрелке вниз» и выберите «

    Имя»

    </strong>

    в раскрывающемся списке, чтобы сначала отсортировать данные по столбцу «Имя».

  7. Под заголовком «Сортировать по» оставьте значение «

    Значения ячеек»

    </strong>

    . Сортировка основана на фактических данных в таблице.

  8. Под заголовком «Порядок» выберите стрелку вниз и выберите «

    Z — A»,

    </strong>

    чтобы отсортировать данные «Имя» в порядке убывания.

  9. Выберите

    Добавить уровень,

    </strong>

    чтобы добавить второй параметр сортировки.

  10. Под заголовком столбца выберите

    стрелку

    </strong>

    « Затем по внизу» и выберите «

    Возраст»,

    </strong>

    чтобы отсортировать записи с повторяющимися именами по столбцу «Возраст».

  11. Под заголовком «Порядок» выберите « От

    наибольшего к наименьшему»

    </strong>

    в раскрывающемся списке, чтобы отсортировать данные о возрасте в порядке убывания.

  12. Выберите

    ОК,

    </strong>

    чтобы закрыть диалоговое окно и отсортировать данные.

В результате определения второго ключа сортировки, показанного в примере ниже, две записи с одинаковыми значениями для

поля « Имя» сортируются в порядке убывания с использованием

поля « Возраст» . Это приводит к записи для студента Уилсона Дж., 21 год, до записи для Уилсона П., 19 лет.

e06bdf4f828a3a141935152254c85ed7.jpg

Первый ряд: заголовки столбцов или данные

</span></h3>

Диапазон данных, выбранных для сортировки в приведенном выше примере, включает заголовки столбцов над первой строкой данных. Эта строка содержит данные, которые отличаются от данных в последующих строках. Excel определил, что первая строка содержит заголовки столбцов, и скорректировал доступные параметры в диалоговом окне «Сортировка», чтобы включить их.

Excel использует форматирование, чтобы определить, содержит ли строка заголовки столбцов. В приведенном выше примере заголовки столбцов отличаются от шрифта данных в остальных строках.

Если первая строка не содержит заголовков, Excel использует букву столбца (например, Столбец D или Столбец E) в качестве вариантов в параметре Столбец диалогового окна Сортировка.

Excel использует это различие, чтобы определить, является ли первая строка строкой заголовка. Если Excel делает ошибку, диалоговое окно «Сортировка» содержит флажок «Мои данные имеют заголовки», который отменяет этот автоматический выбор.

Сортируем в EXCEL по цвету ячейки

Возможности сортировки настолько широки, что возможно это сделать даже учитывая цвет ячейки. Создание отдельной таблицы подразумевает не только копирование данных, но и их формат. Необходимо:

Разделяем при наличии объединенные ячейки.

Сортируем по цветам.

Делаем выделение таблицы. Выбираем через «Данные», «Сортировка».

Заходим в параметры, отмечаем «Мои данные содержат заголовки столбцов». Подтверждаем кнопкой «Ок».Poryadok.png Вверху располагается худшая прибыль.naikhudshie-pokazateli.png Надеюсь, вы разобрали и хорошо усвоили урок о том, как сделать сортировку в excel. Жду вас на следующих уроках.

Как сделать сортировку в excel

Сортировка данных в Excel это очень полезная функция, но пользоваться ней следует с осторожностью. Если большая таблица содержит сложные формулы и функции, то операцию сортировки лучше выполнять на копии этой таблицы.

Во-первых, в формулах и функциях может нарушиться адресность в ссылках и тогда результаты их вычислений будут ошибочны. Во-вторых, после многократных сортировок можно перетасовать данные таблицы так, что уже сложно будет вернуться к изначальному ее виду. В третьих, если таблица содержит объединенные ячейки, то следует их аккуратно разъединить, так как для сортировки такой формат является не приемлемым.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Илья Коршунов
Наш эксперт
Написано статей
134
Добавить комментарий